Sistem 5C dalam produksi: deskripsi, fitur, prinsip, dan ulasan. Sistem 5C dalam produksi: deskripsi, fitur, prinsip, dan ulasan Dengan sistem 5 langkah

Apa itu sistem 5S

sistem 5S adalah sistem organisasi tempat kerja yang secara signifikan dapat meningkatkan efisiensi dan pengendalian area operasi, meningkatkan budaya perusahaan, meningkatkan produktivitas tenaga kerja dan menghemat waktu. Ini adalah langkah pertama menuju penciptaan perusahaan yang ramping dan penerapan alat-alat lain dari sistem manajemen Toyota.

Sejarah Singkat Sistem 5S

Di Jepang, pendekatan sistematis terhadap pengorganisasian, penataan dan pembersihan tempat kerja muncul pada periode pasca perang, lebih tepatnya, pada pertengahan tahun 50-an abad kedua puluh. Saat itu, perusahaan Jepang terpaksa bekerja dalam kondisi kelangkaan sumber daya. Oleh karena itu, mereka mengembangkan metode produksi yang memperhitungkan segala sesuatunya dan tidak ada ruang untuk limbah.

Awalnya hanya ada 4 tindakan dalam sistem Jepang. Kata-kata untuk tindakan ini dalam bahasa Jepang diawali dengan huruf "S":

Seiri (整理) – Menyortir – penyortiran.
Seiton (整頓) – Meluruskan atau Mengatur – rasionallokasi.
Seiso (清掃) – Menyapu – pembersihan.
Seiketsu (清潔) – Standarisasi – standarisasi pekerjaan.

Kemudian tindakan kelima ditambahkan, disebut Shitsuke (躾) – Mempertahankan – mempertahankan prestasi dan meningkatkannya, dan melengkapi rantai elemen yang sekarang dikenal sebagai 5S.

5S kini memiliki kekuatan mendasar untuk mentransformasi tempat kerja dan melibatkan seluruh pekerja dalam proses perbaikan.

Sistem 5s mencakup lima tindakan:

1) Penyortiran - berarti Anda membebaskan tempat kerja Anda dari segala sesuatu yang tidak diperlukan saat melakukan operasi produksi saat ini.

Pekerja dan manajer sering kali tidak memiliki kebiasaan membuang barang-barang yang tidak lagi diperlukan untuk bekerja, dan menyimpannya di dekat mereka “untuk berjaga-jaga jika terjadi kebakaran”. Hal ini biasanya mengakibatkan kekacauan atau hambatan yang tidak dapat diterima di area kerja. Menghapus barang-barang yang tidak diperlukan dan menciptakan ketertiban di tempat kerja akan meningkatkan budaya dan keselamatan di tempat kerja. Untuk lebih jelas menunjukkan berapa banyak kelebihan yang terakumulasi di tempat kerja, Anda dapat menggantungkan label (bendera) merah pada setiap calon barang untuk dikeluarkan dari area kerja.

Seluruh karyawan dilibatkan dalam menyortir dan mengidentifikasi barang-barang yang:

harus segera dikeluarkan, dibuang, atau dibuang;
harus dipindahkan ke lokasi penyimpanan yang lebih sesuai;
harus ditinggalkan dan tempatnya harus dibuat dan diperuntukkan bagi mereka.

Penting untuk secara jelas menetapkan “zona tanda merah” pada barang-barang dengan bendera merah dan memantaunya dengan cermat. Barang-barang yang tidak disentuh selama lebih dari 30 hari dapat didaur ulang, dijual, atau dibuang.

2) Pengaturan rasional – berarti mengidentifikasi dan menetapkan “rumah” untuk setiap barang yang dibutuhkan di area kerja. Sebaliknya, jika, misalnya, produksi diatur dalam shift, pekerja pada shift yang berbeda akan meletakkan peralatan, dokumentasi, dan komponen di tempat yang berbeda. Untuk menyederhanakan proses dan memperpendek siklus produksi, sangat penting untuk selalu meninggalkan barang-barang yang diperlukan di tempat yang sama. Ini adalah syarat utama untuk meminimalkan waktu yang dihabiskan untuk pencarian yang tidak produktif.

3) Pembersihan(jaga kebersihan)– berarti memastikan bahwa peralatan dan tempat kerja cukup rapi untuk diperiksa, dan terus memeliharanya.
Pembersihan di awal dan/atau akhir setiap shift memastikan identifikasi segera terhadap potensi masalah yang dapat mengganggu operasi atau bahkan menutup seluruh area, bengkel, atau pabrik.

4) Standardisasi Metode yang dapat digunakan untuk mencapai konsistensi dalam prosedur tiga tahap pertama 5S adalah dengan mengembangkan daftar periksa yang dapat dimengerti dan mudah digunakan oleh semua orang. Pertimbangkan standar yang diperlukan untuk kebersihan peralatan dan area kerja, dan setiap orang di organisasi harus mengetahui betapa pentingnya hal ini untuk kesuksesan secara keseluruhan.

5) Peningkatan – berarti mengikuti prosedur yang telah ditetapkan menjadi suatu kebiasaan

Kegiatan yang mendasari 5S (pemilahan, pengorganisasian, pembersihan, standarisasi dan perbaikan) sangatlah logis. Mereka mewakili aturan dasar untuk mengelola setiap departemen produktif. Namun, pendekatan sistematis yang dilakukan sistem 5S terhadap aktivitas inilah yang menjadikannya unik.

Lihat juga:

Apa itu 5S. sistem 5S. Sistem 5c

Istilah “5S” mulai populer pada tahun 1980an di sektor manufaktur Jepang. Saat ini, keberhasilan Toyota Motor Corporation wajar dikaitkan dengan Toyota Production System (TPS) - sebuah sistem manajemen mutu produksi. Salah satu komponen TPS adalah cara mengatur tempat kerja - “5S”. Saat ini, 5S digunakan secara luas di seluruh dunia dan merupakan metode yang diakui untuk meningkatkan produktivitas dan keselamatan. Apa esensinya, manfaat praktisnya, dan kesulitan penerapannya dalam praktik? Pada artikel ini kami akan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini.

Pengertian dan prinsip sistem 5S

Sistem 5S merupakan suatu cara menata ruang kerja berdasarkan prinsip-prinsip berikut (lihat Tabel 1 dan Gambar 1).

Tabel 1 . prinsip 5S

Sekilas, merupakan seperangkat aturan yang sederhana dan jelas, 5S dirancang untuk menciptakan budaya tertentu. Ini lebih dari sekedar instruksi, ini adalah bagian dari ideologi sikap ramping terhadap diri sendiri dan lingkungan kerja Anda.

Gambar 1. Apa yang dimaksud dengan sistem 5S

Tahapan transisi ke sistem 5S

Penerapan prinsip 5S dalam suatu perusahaan terjadi melalui beberapa tahapan yang struktur dan namanya tetap menjadi kebijaksanaan perusahaan. Ringkasan pilihan yang baik adalah dengan merepresentasikannya dalam bentuk siklus P-D-C-A standar (Rencana/Persiapan - Lakukan - Periksa - Bertindak, lihat Gambar 6).

Gambar 6. Tahapan penerapan 5S

Hasil standardisasi harus berupa paket dokumen yang mengatur tahapan 5S sebelumnya, sistem pengendalian visual dan sistem informasi kepegawaian.

Tahap 1. Persiapan. Melakukan tugas-tugas berikut:

Keputusan diambil untuk menerapkan 5S.
Pemimpin proyek ditentukan.
Sebuah tim proyek sedang dibentuk.
Area sasaran perubahan diidentifikasi.
Rencana pelatihan dibuat dan dilaksanakan.
Kondisi saat ini didiagnosis dan laporan foto dibuat.
Indikator sasaran ditentukan.
Personil diberitahu tentang perubahan yang direncanakan.

Setiap langkah itu penting. Penekanannya harus pada penjelasan bagaimana 5S dapat membantu meningkatkan keselamatan, mencegah kecelakaan kerja, mengurangi biaya, membuat pekerjaan lebih mudah, dan lain-lain. Mesin perubahannya adalah manajemen puncak perusahaan, sehingga pemimpin proyek perlu membangun komunikasi yang efektif terutama dengan mereka.

Fase 2: Eksekusi. Perencanaan rinci dan pelaksanaan prinsip 5S.

2.1. Penyortiran: kriteria penyortiran ditentukan, gudang sementara diatur untuk barang-barang berlebih bersyarat, penyortiran dilakukan, dan pembuangan barang-barang yang tidak perlu diatur (lihat Tabel 2).

Tabel 2. Contoh kriteria pengurutan

Solusi	Frekuensi Penggunaan Barang	Kriteria
Tidak perlu
	Belum digunakan dalam setahun terakhir
	Tidak digunakan dalam alur kerja	Gudang sementara untuk keputusan lebih lanjut
Tidak dapat diperbaiki	Menghapus
Jarang dibutuhkan	Digunakan tidak lebih dari 3 kali dalam enam bulan terakhir	Simpan di dalam area kerja dengan jarak sedang
Jarang dibutuhkan	Digunakan tidak lebih dari 2 kali setahun	Simpan di dalam area kerja pada jarak jauh
Sering dibutuhkan	Digunakan setiap minggu	Simpan di dalam area kerja dengan jarak dekat hingga sedang
	Digunakan setiap hari	Simpan di dalam area kerja dalam jarak dekat
	Digunakan setiap jam	Simpan di dekat atau bawa bersama Anda

2.2. Menjaga ketertiban. Persediaan total dilanjutkan dengan disertai penempatan barang-barang pada posisi-posisi tertentu. Contoh peraturan baru dapat mencakup hal berikut:

menandai alat, perlengkapan, dan bahan dengan cara apa pun yang terlihat, misalnya menggunakan kode warna;
menyimpan barang di dekat tempat penggunaannya, sesuai dengan urutan proses produksinya;
barang serupa disimpan bersama;
stok setiap jenis barang yang diperlukan ditentukan;
Dilarang menyimpan barang dalam jumlah besar atau dalam wadah yang dalam;
menyediakan akses gratis ke item yang sering digunakan;
papan perkakas digunakan;
penempatan barang harus aman, dll.

Barang dan labelnya harus disiapkan tidak hanya untuk karyawan yang rutin menggunakannya. Akses mudah ke barang dan simbol harus diatur untuk setiap karyawan yang memiliki hak yang sesuai untuk menggunakan barang tersebut.

Hasil standardisasi harus berupa paket dokumen yang mengatur tahapan 5S sebelumnya, sistem alat kontrol visual dan informasi karyawan.

2.3. Menjaganya tetap bersih . Titik ini dapat memainkan peran penting di lokasi produksi dengan persyaratan kebersihan yang tinggi. Misalnya, produksi mikrobiologi sangat sensitif terhadap kontaminasi mikroorganisme pihak ketiga. Kekhususan proses teknologi menentukan tingkat regulasi dan pengendalian. Ada beberapa langkah umum:

Tugas pembersihan didelegasikan. Kebersihan - tanggung jawab setiap karyawan dan area kerja dibagi menjadi beberapa zona berbeda sesuai dengan tingkat kebersihan yang dibutuhkan.
Jadwal untuk pembersihan dan diagnostik peralatan dibuat.
Objek yang akan dibersihkan dan diuji fungsinya dirinci.
Menentukan metode, alat, dan bahan yang digunakan dalam pembersihan dan pemeriksaan peralatan.
Pembersihan dilakukan setiap hari, namun jika memungkinkan tidak memakan banyak waktu.

Kombinasi fungsi pembersihan dan diagnosa cacat dan kerusakan menghasilkan lingkungan yang lebih nyaman dan aman, menciptakan kondisi yang lebih baik untuk kunjungan pihak ketiga (misalnya kreditur).

2.4. Standardisasi. Tidak menimbulkan banyak masalah bagi perusahaan di Rusia. Proses birokratisasi selama puluhan tahun telah menciptakan kompetensi tingkat tinggi dalam mengatur tindakan pegawai. Namun sering kali, di balik banyaknya ketentuan dan peraturan, makna dari tahap standardisasi, yang terdiri dari perbaikan proses secara terus-menerus, hilang. Pada tahap ini, hal-hal berikut didokumentasikan atau ditingkatkan:

tanggung jawab pekerjaan dalam hal memastikan kebersihan dan keamanan bekerja dengan peralatan;
instruksi untuk bekerja dengan peralatan, aturan pengoperasian;
jadwal pemeliharaan dan diagnostik;
sarana kontrol visual;
prosedur audit area kerja.

Hasil standardisasi harus berupa paket dokumen yang mengatur tahapan 5S sebelumnya, sistem alat kontrol visual dan informasi karyawan.

Jika prosesnya tidak berjalan, maka tidak perlu terburu-buru mencari penyebabnya pada karyawan. Seringkali terdapat alasan objektif mengapa karyawan, karena berbagai alasan, tidak dapat melapor kepada manajemen.

Fase 3 dan 4: Evaluasi dan perbaikan. Tujuan dari fase-fase tersebut adalah untuk mentransformasikan keputusan-keputusan yang diambil menjadi cara berpikir, menjadi budaya sikap ramping terhadap proses produksi, karyawan, material dan peralatan.Perlu dicari keseimbangan antara disiplin dan partisipasi karyawan itu sendiri dalam persepsi nilai-nilai baru.

3.1. Nilai. Audit terhadap implementasi keputusan yang diambil merupakan bagian wajib dari proyek implementasi 5S. Contoh checklist yang dapat digunakan pada tahap ini adalah file terlampir.

3.2. Bereaksi dan tingkatkan. Jika prosesnya tidak berjalan, maka tidak perlu terburu-buru mencari penyebabnya pada karyawan. Seringkali terdapat alasan objektif mengapa karyawan, karena berbagai alasan, tidak dapat melapor kepada manajemen. Penting untuk mendorong karyawan menghasilkan ide-ide baru, namun tidak mengorbankan tanggung jawab inti mereka. Dalam hal ini, penting untuk tidak membiarkan inisiatif tidak terjawab.

Ketika kita berbicara tentang 5S, kita berbicara tentang perubahan cara berpikir. Akibatnya, alasan tidak berhasilnya penerapan paradigma baru seringkali merupakan alasan subjektif. Dan kita berbicara terutama tentang manajemen perusahaan.

Menggunakan organisasi tempat kerja 5S dan sistem rasionalisasi dalam praktiknya

5S adalah transisi yang lembut menuju lean manufacturing. Idealnya, tujuan Lean dicapai melalui pembinaan dan partisipasi tim, namun dalam praktiknya, kontrol, perintah, dan denda kecil kemungkinan besar akan efektif. Mengapa ini terjadi?

Intinya kalau kita bicara 5S, kita bicara tentang perubahan cara berpikir. Akibatnya, alasan tidak berhasilnya penerapan paradigma baru seringkali merupakan alasan subjektif. Dan kita berbicara terutama tentang manajemen perusahaan. Pengenalan 5S, diikuti dengan transisi ke tahap implementasi lean manufacturing, mengungkapkan sebagian besar penyakit yang umum terjadi pada tingkat tertentu, tetapi di semua perusahaan. Mari kita rumuskan batasan paling umum yang ditemui dalam praktik:

Kurangnya dukungan dari pimpinan perusahaan atau keengganannya untuk berpartisipasi dalam proyek. Isu penting seperti ini tidak boleh dibiarkan begitu saja atau hanya pada tingkat pendekatan formal.
Kombinasi aktivitas yang tidak efektif oleh manajer. Manajer yang memiliki pendapatan atau kepentingan sampingan tidak dapat mencurahkan jumlah waktu yang tepat untuk perusahaan. Kerugian dari mempekerjakan karyawan tersebut tidak selalu melebihi manfaatnya, namun hampir selalu diremehkan.
"Manajemen melalui telepon." Jika Anda sedang membangun sesuatu yang baru, bersiaplah bahwa setidaknya 70% darinya akan berada “di lapangan”, dalam hal ini, di lokasi produksi.
Adalah suatu kesalahpahaman bahwa budaya dibentuk untuk bawahan dan spesialis, tetapi tidak untuk manajemen. Budaya dibentuk untuk semua orang di perusahaan, semangat tim dipupuk. Keinginan untuk menarik garis yang tidak perlu antara manajemen puncak dan spesialis dapat merugikan proyek.
Keengganan orang pertama untuk membuat keputusan personal yang serius. Di perusahaan mana pun, ada seorang manajer yang secara pasif atau aktif menyabotase perubahan. Cepat atau lambat Anda harus menyingkirkan bawahan seperti itu, tetapi hal ini jarang terjadi tepat waktu.
Keputusan yang tidak adil memihak orang yang tepat. Keputusan diambil bukan berdasarkan prinsip “lebih baik bagi perusahaan”, tetapi berdasarkan prinsip “lebih baik bagi saya”. Siapa pun yang lebih penting adalah benar. Misalnya, seorang spesialis di departemen keselamatan kerja di produksi mikrobiologi mendesak dilakukannya reorganisasi kerja yang signifikan dan perubahan posisi peralatan, mengingat situasi saat ini tidak aman. Namun, chief engineer dengan tegas menolak melakukan perubahan, dengan alasan gangguan terhadap rencana produksi. Direktur umum, menyadari ketergantungannya pada chief engineer, membuat keputusan yang mendukung situasi saat ini. Akibatnya terjadilah kecelakaan yang untung tidak ada korban jiwa, namun peralatan rusak. Pada akhirnya, komentar spesialis keselamatan kerja diperhitungkan, namun perusahaan mengalami kerugian.
Pelanggaran disiplin oleh manajemen itu sendiri.
Penggantian publik atas keputusan seorang manajer dengan keputusan lain. Jika Anda tidak menyukai keputusan manajer bawahan, lebih baik mendiskusikannya secara pribadi. Ini merupakan masalah manajemen perusahaan secara umum, namun seringkali menjadi lebih buruk ketika penerapan 5S menjadi lebih akut. Misalnya, chief engineer memutuskan, dalam kerangka kompetensinya dan prinsip 5S, untuk mengganti peralatan usang karena dianggap tidak aman. CEO secara terbuka membatalkan keputusan ini, dengan alasan anggaran, meskipun biaya peralatannya kecil dan chief engineer bertindak sesuai kewenangannya. Akibatnya, proyek penerapan 5S dilaksanakan tanpa sepenuhnya memperhatikan prinsip keselamatan karyawan.
Ketidakmampuan untuk mendelegasikan tugas. Ini adalah masalah umum, namun menjadi lebih buruk ketika menerapkan proyek 5S. Penerapan 5S berdampak pada seluruh departemen dalam perusahaan dan bersifat padat karya. Jika Anda gagal menetapkan prioritas, proyek berisiko tertunda, dan terlebih lagi dapat menimbulkan diskusi yang tidak masuk akal. Menggunakan contoh dari praktik nyata: pada rapat kerja proyek 5S, CEO memberikan perhatian utama pada aturan penggunaan dapur kantor dan kantin. Daripada mengalihdayakan penyelesaian masalah yang muncul ke layanan terkait dan berfokus langsung pada lokasi produksi.
Kurangnya sumber daya untuk melaksanakan proyek penerapan 5S.
Keengganan manajemen volume untuk mengubah paradigma dan ketidaksiapan menghadapi risiko. Bekerja sesuai standar 5S selalu berarti biaya tambahan dan perubahan. Dengan kata lain, ini adalah investasi yang memiliki risiko tersendiri. Menata ulang peralatan dan membebani personel produksi secara berlebihan mungkin tampak terlalu berisiko dan menyebabkan proyek ditinggalkan.
Prasangka terhadap karyawan, fungsi atau departemen tertentu. Mari kita beri contoh. Karyawan akuntansi yang “tidak memiliki hubungan baik” dengan laboratorium berpartisipasi dalam inventarisasi wajib selama penerapan 5S. Akibat pertikaian yang tidak perlu, penyelesaian masalah yang relatif sederhana tertunda selama satu bulan.
Kurangnya pemahaman tentang prinsip-prinsip pengoperasian metode baru oleh orang pertama dan manajemen puncak perusahaan.
Kegagalan manajemen untuk memenuhi janji dan kewajiban yang dilakukan.
Sabotase terbuka atau tersembunyi terhadap manajer individu. Dalam hal ini, manajer proyek yang menerapkan 5S dibantu dengan bekerja “langsung” dengan salah satu bawahan manajer. Dalam hal ini, perintah tersebut harus memberikan tanggung jawab kepada manajer itu sendiri untuk memastikan keterlibatannya. Direktur umum menuntut laporan bukan dari spesialis, tetapi dari manajer yang menyabotase, tanpa melanggar prinsip subordinasi.
"Petugas outsourcing di negara bagian." Kita berbicara tentang karyawan yang tidak fokus pada hasil. Jika ada alasan untuk menunda suatu tugas, mereka pasti akan memanfaatkannya. Jika memungkinkan, karyawan tersebut akan mendelegasikan penghapusan penyebab tersebut kepada manajemen, terlepas dari seberapa signifikan alasannya. Karena manajemen sering kali kelebihan beban, penyelesaian masalah penting ditunda, dan “pihak outsourcing” mendapat alasan yang sah untuk tidak melakukan apa pun.

kesimpulan

5S merupakan suatu cara menata ruang kerja berdasarkan prinsip perlakuan hemat terhadap karyawan, komunikasi, peralatan dan material. Penerapan 5S merupakan suatu proses perubahan pemikiran seluruh karyawan perusahaan. Seringkali keberhasilan sebuah proyek bergantung pada ketersediaan sumber daya dan kepemimpinan perusahaan dalam melakukan perubahan. Banyak perhatian harus diberikan pada komunikasi dengan karyawan dan pemantauan pelaksanaan keputusan yang diambil.

Ketika saya tiba di tempat kerja baru, saya langsung menginstal beberapa program yang mempercepat pekerjaan saya (standarnya selalu sama), mengulangi start-up, meminta keyboard yang berbeda, dan melakukan serangkaian perbaikan lainnya. Mari kita lihat cara mengambil dan meningkatkan tempat kerja kantor Anda dan metode Anda sendiri.

1. Meningkatkan ruang kantor Anda

1.1. Stasiun kerja berdiri

Saya bosan duduk, jadi saya memasang stand buatan sendiri di rumah untuk bekerja sambil berdiri.

Semuanya saya tempatkan sedemikian rupa sehingga melakukan transformasi menjadi tempat kerja biasa dalam 4 gerakan.

Tempat kerja yang berdiri tidak untuk digunakan terus-menerus, melainkan harus diselingi dengan pekerjaan yang duduk. Namun secara keseluruhan, ini membuatnya sangat mobile. Saat Anda bekerja sambil berdiri, tidak ada biaya apa pun untuk bergegas ke suatu tempat ke bengkel untuk segera memeriksa sesuatu. Baik untuk kesehatan dan tidak membuat Anda lemas.

1.2. Kursi berlutut dan pengganti kursi lainnya

Jika Anda punya banyak uang, Anda bisa membeli barang-barang menakjubkan seperti itu

1.3. Petir

Pencahayaan yang buruk berdampak sangat buruk pada pekerjaan, dan LED hampir tidak membuang energi.

1.4. Bilah horizontal

Anda menjadi sangat lelah karena bekerja keras dengan kepala Anda, dan kepala Anda harus menjadi dingin. Ada berbagai metode untuk melakukan hal ini: tuangkan teh untuk diri Anda sendiri, merokok, atau gunakan jejaring sosial. Jika Anda masih perlu istirahat, mengapa tidak memberikan alternatif seperti itu? Hal ini sama sekali tidak akan menambah jumlah kemalasan di kantor. Itu hanya akan didistribusikan kembali dari jejaring sosial ke garis horizontal, dan karyawan akan merasa diperhatikan, dan selain itu, pendidikan jasmani meningkatkan kecerdasan dan suasana hati.

Saya memiliki bilah horizontal di sebelah komputer saya dan saya menggunakannya secara teratur.

1.5. Menghilangkan rasa panas dan pengap

AC, jendela, pindah ke tempat lain. Hal ini akan sangat meningkatkan kinerja

Apa yang tidak dilakukan

1.6. Kantor terbuka, tanpa dinding

Ada kesalahpahaman bahwa “mendobrak hambatan antar departemen” berarti merobohkan tembok antar kantor dan menempatkan 100 orang dalam satu kantor. Diduga, mereka akan mulai berkomunikasi secara efektif satu sama lain dan berbagi informasi.

Tidak, keriuhannya akan sedemikian rupa sehingga efisiensi kerja akan menurun sebesar 66%, Tautan Wikipedia ke penelitian ini.

“Mereka meruntuhkan tembok antar departemen” di Toyota ketika mengembangkan model Prius. Di sana, manajer proyek menempatkan seluruh karyawan yang berpartisipasi dalam pengembangan mobil baru dalam satu ruangan. Dia tidak menggabungkan semua departemen tersebut dalam satu ruangan besar. Dia menarik beberapa orang keluar dari departemen ini dan menempatkan mereka di ruangan terpisah.

Keterangan lebih lanjut:

Ya, meningkatkan pertukaran informasi antar departemen adalah tugas yang sangat perlu, TAPI BUKAN DENGAN METODE MENGHANCURKAN DINDING! Perencana online! Penyimpanan data awan! Obrolan! Rapat!

2. Mengupgrade meja komputer (Sistem 5S)

Di sini Anda mempunyai tempat kerja yang berantakan dan tidak efektif. Saya melihat kepala teknolog dengan lapisan kertas yang begitu besar dan tidak teratur di mejanya sehingga dia tidak dapat menemukan dokumen di dalamnya yang dia sendiri taruh di sana. Dan diminta untuk mencetaknya lagi.

Dan ada pria-pria keren yang tidak perlu berhenti bersikap keren!

Biarkan mereka duduk dalam kreativitas mereka; Anda tidak akan membantu mereka atau perusahaan dengan cara apa pun jika Anda mengambil suvenir dari meja mereka dan menandatangani setiap pena. Tindakan Anda hanya akan merusak mood dan mematikan kreativitas Anda. Jika mereka tidak menjual apa pun, maka semuanya baik-baik saja. Berikan inspirasi kepada mereka dengan teladan Anda dan teladan karyawan lain, dan mungkin mereka sendiri ingin meningkatkan sesuatu sendiri atau beralih ke Anda.

Tahukah Anda apa yang menyebabkan insinyur desain Anda menjadi kurang produktif? Jika dia bosan, dia akan bosan dengan segalanya dan dia akan terkena sindrom pria abu-abu. Produktivitas akan runtuh. Saya tahu apa yang saya bicarakan.

Hanya saja, jangan berpikir bahwa Anda adalah orang yang keren, dan Anda dapat membangun seluruh barikade di sekeliling Anda sehingga mereka tidak mendekati Anda.

Saya sendiri selalu melakukan 5S, ini salah satu milik saya:

Ini memiliki kelebihan:

meminimalkan kerugian;

menempatkan diri Anda dalam suasana hati yang lebih disiplin;

pembentukan keinginan untuk meningkatkan proses (keberadaan menentukan kesadaran);

meminimalkan “efek jendela pecah”;

motivasi tenaga produksi untuk 5S;

pemasaran, kesopanan. Ini adalah saat Anda tidak malu untuk menunjukkan kantor yang indah kepada mitra dan klien Anda, dan tidak mempermalukan diri sendiri dengan kekacauan.

Sistem 5S dalam langkah-langkah:

1. Sortasi (membuang sampah)

Bagilah item menjadi 3 kategori:

Sering digunakan;

Jarang digunakan/atau dengan status tidak pasti;

Tidak perlu.

Dokumentasi yang tidak perlu pada kertas bekas;

Mengirimkan perlengkapan kantor dalam jumlah berlebih ke gudang ACS;

Memindahkan katalog dan data arsip yang jarang digunakan ke tempat umum (lemari);

Mencoba untuk mendistribusikan segala sesuatu yang tidak perlu berdasarkan pertimbangan rasionalitas: memindahkannya ke tempat yang membutuhkan, memindahkannya ke tempat yang mudah diakses oleh umum, menaruhnya di gudang;

Bawalah pulang barang-barang pribadi Anda yang tidak terpakai. Anda bisa meninggalkan oleh-oleh;

Buang semua hal yang tidak diperlukan sama sekali.

2. Lokasi

Mudah ditemukan!

Mudah digunakan!

Mudah untuk dipasang kembali!

Dipandu oleh ergonomi: letakkan barang-barang di sisi yang Anda gunakan untuk membawanya;

Atur item tergantung pada frekuensi penggunaan;
Barang-barang yang sangat jarang digunakan dapat dipindahkan ke tempat umum (lemari, rak);
Tinjau kebiasaan Anda.

Ada sejuta peretasan tentang topik ini di Internet Anda. Siapapun yang mencari di Google akan menemukannya.

3. Pembersihan sistematis

Saya tidak percaya pada pembersihan sistematis dan terjadwal. Atau mungkin saya hanya tidak menyukainya, namun tetap ada baiknya melakukannya setidaknya secara spontan.

Bersihkan sistem dengan program khusus, jika tidak, PC Anda akan secara perlahan dan tidak terlihat terisi dengan entri registri yang tidak perlu, laporan kesalahan, bagian program yang salah dihapus, dan hal-hal lain yang dapat memenuhi sebagian besar hard drive.

Proses membersihkan keyboard menggunakan tisu bisa sangat memakan waktu dan tenaga. Cara saya: lepas panel atas keyboard dengan obeng, letakkan di bawah air keran yang mengalir, bersihkan dengan sikat pakaian dan sabun cuci, kibaskan airnya, biarkan agak kering, lalu pasang kembali keyboard. Kebersihannya sempurna, dan Anda juga membuang segala sesuatu yang menumpuk tidak hanya pada kunci, tetapi juga di bawahnya.

Sekitar satu kilogram debu dapat ditemukan di dalam unit sistem Anda, dan ini menyebabkan panas berlebih karena lambatnya kipas, “efek selimut”, yang memerangkap panas dari elemen yang ditutupi lapisan debu tebal. Masalah ini paling baik diatasi dengan menggunakan penyedot debu.

4. Standardisasi

Mengapa saya perlu mengidentifikasi jika saya sudah mengetahui tempat kerja saya?

Jika Anda sedang berlibur atau sakit, seseorang harus menggantikan Anda. Dia harus menemukan dokumen atau benda apa pun;

tempat kerja akan memburuk dengan sangat cepat jika tidak distandarisasi.

Buatlah instruksi dalam gambar untuk setiap teknik yang Anda perlukan untuk menjelaskan sesuatu kepada seseorang. Buatlah secara persis, dan jangan memfotokopi, sesuai petunjuk pabrik. Pada baki, tandatangani di sisi mana akan diletakkan lembar draft A4 (berbeda-beda pada printer yang berbeda).

Beri label juga pada laci meja samping tempat tidur dan tempat penyimpanan barang. Perhatian khusus harus diberikan untuk menandatangani semua tempat umum - lemari arsip, tempat penyimpanan perlengkapan kantor, tempat untuk persediaan teh bersama.

Standarisasi sehingga:

Minimalkan kebutuhan akan pelatihan;

Di setiap tempat kerja (setidaknya hanya di dekat area umum) biasanya mereka membuat standar dalam bentuk foto: bagaimana seharusnya segala sesuatunya.

5. Peningkatan

5S tidak pernah bisa dianggap "lengkap" karena... proses ini terjadi setiap hari dan terus menerus.

Sukai proses optimasi, cobalah mencari peluang dengan semangat dan inspirasi.

Saat Anda berada di tempat kerja orang lain, lihatlah hal-hal berguna apa yang dapat Anda gunakan. Amati pekerjaannya.

Apa yang tidak dilakukan

Dibahas lebih detail di sini:

Jangan pernah meletakkan keyboard di laci keyboard! Panel ini ditemukan oleh musuh umat manusia. Ini sangat merepotkan dan memakan waktu lama. Lebih baik melepas panel ini atau meletakkan perlengkapan kantor di atasnya.

3. Tingkatkan komputer Anda

3.1. Dua monitor

Dua monitor saat bekerja sebagai insinyur atau pemrogram sangat nyaman. Sebuah buku referensi terbuka di satu sisi, dan program menggambar di sisi lain. Tidak perlu beralih antar jendela, yang membuat pikiran Anda mengalir. Meningkatkan produktivitas sebesar 35%, dan Anda juga merasa seperti seorang hacker yang keren.

Aspek penting dari topik ini adalah bahwa sifat organoleptik monitor harus serupa: ukuran butir, tinggi, kemiringan. Jika tidak, Anda akan membuang energi untuk membangun kembali lensa mata, yang harus beradaptasi dengan format baru.

3.2. Mouse lima tombol

Saya sarankan menggunakan mouse komputer dengan tombol tambahan di bagian samping, dan memprogram tombol jempol tambahan, misalnya, untuk tindakan "Kembali", yang secara signifikan mempercepat penjelajahan Anda melalui folder. Kami masuk ke folder - bukan itu. Anda tidak perlu menekan tombol “Kembali” pada Explorer, cukup tekan tombol mouse tambahan dengan ibu jari Anda dan lihat folder berikutnya.

Juga sangat nyaman menggunakan tombol "Minimalkan jendela" pada mouse.

3.3. Papan ketik

Desain keyboard untuk programmer sangat merepotkan. Semuanya akan baik-baik saja jika tata letak seperti itu tidak begitu umum. Mereka dijual di mana-mana dan di mana-mana. Jadi, tidak perlu membelinya.

Inovator sialan itu merogoh keyboard dan meletakkan tombol ini di tempat yang tidak seharusnya.

Seharusnya ada Enter di sini! Karena Anda perlu menekannya dengan jari kelingking Anda! Setelah menerima keyboard seperti itu, saya akan mengubahnya.

Para perancang industri yang tidak sempurna ini tidak tahu di mana harus meletakkan tombol malang ini! Dia mungkin berakhir di sini juga!

Hal ini membuat pengetikan menggunakan metode pengetikan sentuh 10 jari menjadi sangat sulit! Akan jauh lebih baik untuk menempatkannya daripada Backspace ganda atau daripada Enter di lantai dua.

Dia mungkin juga berakhir di sini. Dan tidak ada tempat untuknya di sini juga, karena... ini membuat kombinasi tombol Ctrl + Sisipkan, Shift + Sisipkan menjadi tidak mungkin (analog dengan Ctrl + C, Ctrl + V, yang menurut saya jauh lebih nyaman).

Jika tombol "Tidur", "Bangun" dan "Daya" pada keyboard Anda terletak seperti pada foto - ambil obeng, bongkar keyboard, lepaskan tombol-tombol ini, rakit keyboard. Mereka berada di tempat yang sangat disayangkan, dan menekannya secara tidak sengaja menyebabkan PC dimatikan atau dialihkan ke mode tidur, antara lain disertai dengan gelombang iritasi pengguna.

Jika Anda memiliki laptop dan kecepatan mengetik Anda melambat karena keyboard yang tidak nyaman, jangan malu dan sambungkan keyboard eksternal melalui USB.

3.4. Kabel ekstensi USB

Tentu saja, sudah tidak ada lagi hari-hari ketika, untuk memasang flash drive, Anda harus berada di bagian belakang unit sistem, yang terletak di bawah meja, namun... tidak untuk semua orang. Jika unit sistem Anda sudah sangat tua, beli saja kabel ekstensi sehingga Anda dapat memasukkan flash drive dengan nyaman, dan tidak merangkak di bawah meja.

3.5. HDD SSD

Saya membeli hard drive SSD dan menginstal sistem operasi di dalamnya. Dan saya meninggalkan file di hard drive (HDD) lama saya. Menghidupkan, mematikan, dan pengoperasian komputer telah meningkat secara nyata. Komputer mulai melambat secara signifikan, karena... Kecepatan transfer data SSD lebih tinggi.

4. Peningkatan perangkat lunak

Ketika saya memberi tahu orang-orang tentang beberapa program baru yang nyaman, saya secara fisik merasakan penolakan dari otak mereka.

"Sial, ada beberapa program, kenapa??((Kita perlu memahaminya...!!!(("

Mohon berusaha. Mereka sangat sederhana.

4.1. Pengalih Punto

Untuk menghilangkan efek mengetik pada tata letak keyboard yang berlawanan ghbvthyj nfrbv j,hfpjv, menghapus semua yang Anda tulis dan mengetik teks ini lagi, saya sarankan menginstal program gratis Punto Switcher, yang mengotomatiskan operasi ini.

Namun, saya segera menonaktifkan peralihan tata letak otomatisnya, dan setiap kali saya menggantinya dengan kombinasi tombol, dan program hanya mengasuransikan. Misalnya, ketika Anda telah menulis setengah kata dalam bahasa yang salah, Anda tidak menghapusnya untuk menulisnya lagi, tetapi cukup tekan tombol Jeda dan kata tersebut mengubah tata letaknya.
Pasalnya, pada mode otomatis, terjadi false positif saat mengetik sandi atau singkatan.

4.2. Kalkulator NumLock

Untuk mempercepat penghitungan yang dilakukan pada kalkulator, saya sarankan menginstal program Kalkulator NumLock gratis. Ini adalah program kalkulator biasa (atau lanjutan), dengan satu-satunya perbedaan adalah program ini langsung dipanggil di layar dengan menekan tombol NumLock, dan juga disembunyikan olehnya. Tampilannya seperti ini - Anda mengangkat tangan ke atas keyboard tambahan, tekan NumLock, masukkan angka dan tanda dari keyboard tambahan yang sama, dan tutup kalkulator dengan tombol yang sama.

Keyboard tambahan ada di sini. Dan tombol untuk menekan dilingkari.

4.3. Catatan Windows

Saya menggunakannya sepanjang waktu. Sangat nyaman.

Ada beberapa teks yang terus-menerus perlu disalin dan ditempel di suatu tempat. Lebih mudah untuk menyimpannya di catatan, dan tidak di beberapa buku catatan yang perlu dibuka.

4.4. Tangkapan layar

Saya selalu menulis skenario sesuatu, dan program ini bagus karena Anda dapat langsung memilih bagian layar sehingga Anda tidak perlu memotongnya nanti. Dan potongan-potongan ini tidak perlu disimpan di mana pun, mereka sendiri yang masuk ke folder yang diinginkan. Ini sangat cepat.

4.5. Awal dua baris dan tidak ada pengelompokan jendela yang diperkecil

Saya sangat menyukai awal dua baris karena hari dalam seminggu selalu terlihat! Luar biasa!

Tidak adanya pengelompokan jendela yang diperkecil juga mempercepat pekerjaan. Mengurangi klik mouse yang tidak perlu.

4.6. Minimalisme. Singkirkan hal-hal yang tidak perlu

Ada banyak sekali elemen yang tidak perlu di PC, dan biasanya tidak terpikir oleh Anda untuk menghilangkannya, karena masing-masing elemen membutuhkan waktu yang sangat sedikit, tetapi jika Anda mengalikannya dengan jumlah kerikil kecil yang terus-menerus Anda tersandung, maka jumlah kerugiannya bisa menjadi cukup besar.

4.6.1. Hal pertama dan jelas yang harus dihilangkan adalah file yang tidak diperlukan..

Seringkali saya melihat gambar di mana seseorang memiliki sekitar 8 "Folder Baru", folder dengan nama "Disassemble", "vdpovd", dll. Pada saat yang sama, orang tersebut bersumpah bahwa dia tahu pasti apa yang ada di folder mana. Pengamatan terhadap pekerjaan karyawan ini menunjukkan bahwa tidak demikian. Penamaan objek seperti itu bahkan membuat fungsi “Pencarian” menjadi tidak berdaya. Oleh karena itu: musnahkan segala sesuatu yang disimpan “untuk berjaga-jaga”, segala sesuatu yang tidak diketahui tujuannya, segala sesuatu yang sudah lama ketinggalan zaman. Saya tahu jawaban paling populer dari karyawan yang suka membuat “Folder Baru” kesembilan - tidak ada waktu! Apakah karena tidak ada waktu, karena waktu terbuang untuk mencari file yang diperlukan?

Apa yang harus dilakukan tentang hal itu:

Jika Anda ragu tentang file apa pun yang mungkin masih Anda perlukan, buatlah folder “ Sampah" dan letakkan file-file ini di sana. Ini lebih baik daripada membuangnya ke tempat sampah, karena... tempat sampah terkadang dikosongkan hanya karena bosan, dan cukup sulit untuk menemukan sesuatu di dalamnya, namun jika Anda mencari sesuatu yang berhubungan dengan proyek ini, tetapi tidak ditemukan, maka masuk akal untuk mencari di “ Folder Sampah” dari proyek ini. P.S. sejujurnya semua yang berakhir disana tidak pernah berguna nantinya. Ini lebih untuk menenangkan saraf.

4.6.2. Berhenti berlangganan dari 80% surat ke email Anda.

Setiap huruf tidak menghilangkan apa pun. Anda melihat surat lain dari beberapa buletin harian yang tidak pernah Anda baca, Anda langsung menghapusnya, membuang waktu sedetik, dan “tidak ada waktu” untuk berhenti berlangganan, karena Anda perlu menghabiskan 18 detik. Jadi: Anda tidak membuang waktu sedetik pun: Anda melihat surat baru telah tiba - perhatian Anda telah dialihkan; minat menggerogoti, ada apa disana? Anda membukanya melalui surat - buletin lain. Menghapus. Jika Anda menghitung waktu semua tindakan yang terkait dengan kedatangan surat ini, Anda tidak akan mendapatkan yang kedua, tetapi lebih banyak lagi.

4.6.3. Hapus sampah dari startup dan baki. Ini bisa memakan banyak RAM. Apa yang Anda hapus dari startup mungkin layak untuk dihapus sepenuhnya dari PC Anda.

4.6.4. Jelajahi desktop komputer Anda. Jika 90% ditempati oleh pintasan dan file, berarti ada yang salah.

4.7. Jika Anda sering mengakses folder, tempatkan pintasan ke folder tersebut di desktop, ubah ikonnya menjadi yang terlihat

4.8. Tambahkan ke startup program-program yang segera Anda luncurkan di awal setiap hari kerja.

Apa yang langsung Anda klik di desktop saat Anda menyalakan komputer di pagi hari.

4.9. Penyimpanan data awan

Buat penyimpanan file di cloud dengan menyalin file dari komputer karyawan dan mentransfernya ke database ini. Biarkan semua orang tinggal di database ini - perbarui file di dalamnya yang digunakan orang lain, tanpa menyembunyikan apa pun untuk diri mereka sendiri, transfer semuanya untuk penggunaan kolektif (dengan pengecualian sejumlah folder rahasia). Hal ini akan sangat meningkatkan kemudahan penggunaan, perlindungan terhadap kesalahan yang tidak disengaja, dan kesadaran secara keseluruhan. Ini adalah benar-benar meruntuhkan hambatan antar departemen! Ini jauh lebih baik daripada semua orang hanya menyimpan file pribadi mereka, menggunakan template mereka sendiri, ketika orang memiliki versi berbeda dari dokumen yang sama.

Semua tindakan ini akan memungkinkan Anda, jika tidak menghilangkan, kemudian secara signifikan mengurangi operasi yang tidak perlu seperti “mengirim versi terbaru” dan transfer lain yang mengacaukan email Anda. Yang utama adalah kedisiplinan yang mapan. Sistem penamaan file terpadu. Setiap orang harus bekerja dalam sistem sesuai aturannya.

Dan file cloud buruk dalam tiga hal - kecepatan operasi, tidak dapat diaksesnya jika terjadi kegagalan jaringan, dan kemungkinan kebocoran ke pesaing.

Untuk meminimalkan risiko, sebaiknya hanya berbagi file yang benar-benar sedang dikerjakan bersama. Mereka harus berada di penyimpanan file lokal, tetapi disinkronkan dengan cloud untuk kemungkinan akses jarak jauh dari rumah atau di mana pun di dunia. Administrator sistem Anda akan dapat melakukan ini.

4.10. Penjadwal Cloud

Pilih yang Anda suka. Mereka diperlukan agar setiap karyawan melihat satu rencana tugas.

4.11. Pembaruan email tidak lebih dari sekali setiap 30 menit

Untuk meningkatkan interval kerja dalam mode pencelupan dalam proses

5. Menaikkan level seorang karyawan

Kekhasan pekerjaan seorang pegawai kantoran sedemikian rupa sehingga produktivitas maksimumnya dicapai dalam suatu periode yang dapat disebut “mengalir”, yaitu konsentrasi maksimum pada tugas, pencelupan dalam proses. Jika karyawan ini terganggu oleh suatu pertanyaan, dia akan kehilangan sejumlah besar informasi yang sedang diproses di kepalanya, dan dia akan kembali membutuhkan banyak waktu untuk bersiap-siap bekerja. Hal ini dapat dibandingkan dengan menanyakan seseorang yang membawa kayu bakar dalam jumlah besar, jam berapa sekarang. Dia akan melempar kayu ke tanah, melihat arloji di pergelangan tangannya, menjawab pertanyaan, dan untuk waktu yang lama, satu batang kayu pada satu waktu, mengumpulkan semua yang dia bawa.

5.1. Belajar menggunakan tombol pintas

Anda hanya perlu google dan mempelajarinya, mempraktekkannya. Tidak semuanya sekaligus. Perlahan, satu kombinasi per hari. Jika Anda hanya menggunakan mouse, pekerjaan Anda akan sangat melambat.

Cetak selembar hotkey dan gantungkan di depan Anda.

5.2. Pelajari cara berkorespondensi dengan benar di email dan menggunakan aturan kotak masuk kosong

5.3. Belajar menghadapi menipisnya sistem komunikasi

Ini adalah saat kita menyerukan setiap bersin dan mengalihkan perhatian, meskipun untuk masalah yang tidak mendesak Anda dapat menulis melalui email.

Seperti ini:

5.4. Pelajari pengetikan sentuh 10 jari

Hal ini diragukan. Saya belajar, tetapi lebih baik tidak belajar. Ada lebih banyak kesalahan ketik. Itu akan membantu seseorang, tapi itu tidak membantu saya.

5.5. Belajar mengkomunikasikan informasi dengan benar

Karyawan perusahaan bukanlah telepatis, dan harus menyetujui aturan interaksi yang umum untuk memahami dengan jelas apa yang mereka harapkan dari satu sama lain. Instruksi tersebut berisi sistem aturan terpadu, sederhana dan dapat diandalkan seperti senapan serbu Kalashnikov. Ini jauh lebih baik daripada potongan aturan dan keinginan yang pernah diungkapkan seseorang dengan kata-kata.

Hidup akan jauh lebih baik dan mudah bagi semua orang di perusahaan jika semua orang mengikuti aturan ini. Kita semua sangat lelah dengan kekacauan ini.

5.6. Gunakan headphone konstruksi yang menyerap kebisingan

Secara pribadi, saya sering menggunakannya untuk berkonsentrasi pada pekerjaan dan tidak terganggu.

Kesimpulan:

Setelah semua ini, cobalah menyebarkan budaya PC ke departemen Anda dan sekitarnya. Hal ini dapat dicapai melalui teladan pribadi dan melalui pelatihan. Selamatkan diri Anda dan orang lain di sekitar Anda akan diselamatkan! Jangan takut untuk mencoba. Kami mencobanya, tidak menyukainya, mengembalikannya seperti semula. Jika Anda menyukainya, Anda meninggalkannya. Tukarkan perkembangan baru dengan rekan kerja dan segera praktikkan. Hal ini akan menimbulkan reaksi berantai - ide akan muncul dengan sendirinya di kepala karyawan Anda. Senang sekali bisa bekerja dengan pendekatan ini. Hal yang utama adalah jangan menyerah sejak awal, pasti akan menghadapi perlawanan dari “inersia istirahat” di kepala masyarakat, yang pasti akan dihadapi oleh siapa pun yang memutuskan untuk mengambil jalan untuk memulai perubahan.

Artikel bom! Posting ulang!

Sebagian besar manajer perusahaan manufaktur besar dan kecil mengeluhkan kurangnya disiplin di antara karyawan dan pekerja, serta buruknya ketertiban dan organisasi di tempat kerja.

Seringkali, sikap staf terhadap ketertiban dalam produksi disebabkan oleh kurangnya aturan yang seragam dalam perusahaan. Ketika tim mengetahui bahwa ada persyaratan tertentu untuk setiap karyawan, akan lebih mudah untuk mematuhinya.

Jika Anda bertekad untuk memulihkan ketertiban dan mendisiplinkan karyawan Anda, perhatikan pengalaman orang paling terorganisir di planet ini - Jepang.

Latar belakang singkat

Setelah Perang Dunia II, perekonomian Jepang hancur total dan para pemimpin negara tersebut menghadapi pertanyaan mendesak tentang pemulihannya. Karena Jepang tidak kaya akan sumber daya alam dan mineral, mereka mengandalkan perkembangan teknologi dan produksi modern.

Untuk meningkatkan produktivitas perusahaan, berbagai skema dan teknik telah dikembangkan dan diterapkan. Salah satu pendekatan yang paling efektif adalah sistem 5S, yang kemudian menjadi terkenal di seluruh dunia.

Saat ini, sistem seperti ini banyak digunakan di banyak bidang produksi. Kami akan memberi tahu Anda lebih banyak tentangnya, prinsip dan metodenya di bawah.

Sistem 5S: definisi, tugas dan tahapan

Definisi

Sistem 5S adalah metode unik untuk mengoptimalkan tempat kerja, tugas pokoknya adalah mengurangi biaya dan kerugian perusahaan akibat penempatan peralatan yang tidak efisien dan sikap lalai pekerja terhadap disiplin dan ketertiban.

Sistem ini juga berhasil digunakan di bengkel produksi dan gedung kantor.

Sistem 5S mendapatkan namanya karena mencakup 5 tindakan yang wajib dilakukan setiap karyawan. Hal ini berlaku sama bagi personel operasional dan administrasi perusahaan.

Seringkali prinsip teknik yang benar-benar unik ini dilebih-lebihkan dan direduksi menjadi fakta bahwa teknik ini terdiri dari pembersihan tempat kerja secara berkala. Ini salah! Ada keseluruhan filosofi yang tertanam dalam sistem 5S, yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya dan kerugian perusahaan.

Tugas

Penerapan sistem 5S dalam produksi diupayakan sejumlah tugas penting, di antaranya:

Mencegah kecelakaan kerja dan mengurangi jumlahnya;
Menghasilkan produk dengan kualitas terbaik, mengurangi jumlah produk cacat;
Penciptaan kondisi kerja yang baik dan nyaman yang berdampak positif terhadap keinginan bekerja;
Keinginan untuk menyatukan dan menstandardisasi tempat kerja, sehingga memudahkan pekerjaan pekerja dan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas;
Meningkatkan produktivitas dengan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari alat yang diperlukan di tempat kerja/

Tahapan sistem 5S

Seperti yang telah disebutkan, sistem 5S terdiri dari 5 langkah, sesuai dengan namanya. Ini adalah langkah-langkah berikut:

Penyortiran– menyingkirkan semua hal dan benda yang tidak perlu. Jika tempat kerja berantakan, pekerja memerlukan banyak waktu untuk menemukan alat atau benda yang tepat. Oleh karena itu, setiap karyawan harus hati-hati memeriksa tempat kerjanya dan mengidentifikasi item itu:

sama sekali tidak diperlukan dan Anda dapat membuangnya;
dapat disimpan di tempat khusus;
digunakan secara aktif dan harus ditinggalkan. Untuk setiap item, tempat tertentu harus dialokasikan di mana item tersebut akan selalu ditempatkan.

Setiap item pada tempatnya. Ada empat aturan dasar cara mendistribusikan objek secara rasional di dalam ruang kerja:

objek berada dalam bidang pandang;
bendanya mudah dijangkau dan diambil;
mudah digunakan;
kemampuan untuk dengan mudah dan cepat mengembalikan suatu barang ke tempatnya.

Menjaganya tetap bersih– Setiap karyawan bertanggung jawab untuk menjaga ketertiban di tempat kerjanya. Karyawan harus secara teratur memeriksa apakah segala sesuatunya berada pada tempatnya, mencegah kekacauan dan disorganisasi di tempat kerja;

Standardisasi proses. Aturan dan persyaratan organisasi dan isi tempat kerja harus ditetapkan dan didokumentasikan secara tertulis, dalam bentuk seperangkat aturan atau instruksi yang harus diketahui setiap karyawan;

Meningkatkan organisasi dan disiplin. Merapikan tempat kerja secara teratur harus menjadi kebiasaan dan dilakukan hampir secara otomatis. Selain itu, pekerja juga harus memberikan saran mengenai perbaikan dan penyempurnaan sistem 5S;

Semua tindakan di atas secara logis mengikuti satu sama lain. Mereka adalah dasar untuk manajemen yang efektif di setiap area produksi, dan pendekatan sistematis yang diasumsikan oleh sistem 5S memungkinkan untuk mengoptimalkan proses kerja, mengarahkannya pada tingkat efektivitas yang tinggi.

5S adalah alat yang digunakan untuk terus meningkatkan kondisi kerja. Baik manajemen maupun pelaku di tingkat bawah terlibat dalam proses ini.

5S adalah praktik yang harus dilakukan setiap hari, bukan satu kali saja. Hal ini membutuhkan konsentrasi dan kesabaran, jika tidak, keberhasilan awal akan sia-sia.

5S berasal setelah Perang Dunia II dari dua konsep Jepang: TPM() Dan TPS(Sistem Produksi Toyota).

Nama tersebut merupakan singkatan dari lima kata dalam bahasa Jepang: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu Dan sial. Jika Anda mengadaptasinya ke bahasa Rusia, Anda juga bisa mendapatkannya 5C: menyortir, menjaga ketertiban, menjaga kebersihan, standarisasi dan perbaikan.

Dengan melakukan 5 langkah ini secara konsisten, kami mencapai tujuan berikut:

meningkatkan produktivitas tenaga kerja
Kami meningkatkan kualitas produk dengan mengurangi cacat
mengurangi kemungkinan terjadinya kecelakaan
melakukan standarisasi pekerjaan
Kami menciptakan lingkungan kerja yang nyaman

Selama penerapan 5S, pendekatan siklus Deming digunakan:

5 langkah

1. Seiri - Menyortir

Pertama, Anda perlu menyingkirkan hal-hal yang tidak perlu di area kerja dan mengelompokkan apa yang Anda butuhkan. Barang yang rusak, asing, dan tidak terpakai diberi tanda merah dan dibuang.

Tujuan dari tahap pertama adalah menyisakan hanya apa yang benar-benar diperlukan.

Jika tidak, Anda akan menghabiskan waktu lama untuk mencari hal-hal seperti itu karena banyaknya hal yang tidak perlu. Atau banyaknya benda akan mengacaukan ruangan sehingga menyulitkan pergerakan di sekitarnya.

Tindakan selama penyortiran:

Lihatlah sekeliling bersama rekan-rekan Anda untuk menemukan barang-barang yang tidak berguna atau tidak diperlukan. Jika Anda ragu akan kegunaannya, tanyakan pada diri Anda pertanyaan: berapa banyak barang yang dibutuhkan, seberapa sering digunakan, apakah sebaiknya disimpan di sini.
Putuskan di mana dan bagaimana cara menghilangkan benda-benda tersebut dari area kerja.
Terapkan tanda merah pada item yang tidak diinginkan.
Pilih tempat di mana item dengan tanda merah akan ditempatkan.
Jika Anda masih belum memutuskan apakah suatu hal diperlukan atau tidak, beri label berbeda pada hal tersebut dan pisahkan dari hal yang tidak berguna.
Pertimbangkan seberapa sering barang yang tertinggal di area kerja digunakan.
Jika setiap hari atau setiap jam, maka benda-benda tersebut harus berada dalam jangkauan tangan Anda.
Kalau seminggu atau sebulan sekali, maka barang-barang tersebut bisa ditinggalkan begitu saja di area kerja.
Keluarkan barang-barang yang jarang digunakan seperti pada poin-poin di atas.
Setiap departemen wajib memiliki tempat untuk menyimpan barang-barang yang tidak diperlukan – karantina. Ini memberikan kontrol visual: objek ditandai dan diatur dengan jelas sehingga masing-masing objek dapat ditangkap dalam fokus visual.
Tugaskan salah satu karyawan Anda untuk memantau karantina.
Barang yang tidak dibutuhkan dapat disimpan tidak lebih dari 3-4 bulan. Tanyakan kepada karyawan yang sebelumnya pernah menggunakan barang tersebut atau barang serupa untuk memastikan mereka tidak membutuhkannya di masa mendatang.
Barang yang tidak diperlukan dipindahkan ke gudang umum perusahaan. Di sana mereka dinilai oleh orang yang bertanggung jawab.
Barang dapat dipindahkan ke departemen lain jika diperlukan. Mereka juga bisa dijual. Jika tidak, buang saja.
Ambil foto area kerja setelah perubahan.

2. Seiton - Menjaga ketertiban

Pada tahap ini, Anda perlu mencari tempat untuk setiap item di area kerja. Semuanya harus senyaman dan sedekat mungkin jika perlu. Alat tersebut dapat dengan mudah dilihat, diambil, digunakan dan dikembalikan ke tempatnya. Hasilnya adalah tempat kerja yang ergonomis: minimal pergerakan pelaku, keselamatan kerja, dan suasana santai.

Tindakan sambil menjaga ketertiban:

Pastikan semua barang yang tidak perlu dikeluarkan dari area kerja.
Dengan mengingat alur kerja Anda, pikirkan tentang cara mengatur peralatan Anda.
Ambil foto area kerja sebelum perubahan.
Cari tahu pendapat karyawan tentang di mana mereka akan menempatkan item pekerjaan. Mereka perlu memikirkan apa yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas dan berapa jumlahnya.
Seperti yang disebutkan dalam algoritme untuk langkah pertama, alat penyortiran yang sering digunakan harus sudah tersedia. Yang dipakai sebulan sekali terletak di area kerja, jarang dipakai sebaiknya dibawa keluar.
Buatlah rencana dan atur barang-barang sesuai dengan itu. Mereka harus tersedia dalam waktu 30-60 detik dengan masukan minimal dari karyawan.
Pastikan semua karyawan diberitahu tentang perubahan tersebut.
Buatlah daftar item yang detail dan jelas beserta lokasi barunya. Letakkan di tempat yang terlihat.
Beri label pada setiap lemari atau rak yang disimpan di dalamnya.
Tandai lorong, tempat penyimpanan peralatan, dan sumber bahaya dengan garis berbeda. Tunjukkan juga arah di area kerja, dimensi perkakas di kabinet.
Beri label pada semua barang yang diperlukan.

3. Seizo - Jaga kebersihannya

Area kerja harus dijaga kebersihannya setiap hari. Tujuannya bukan untuk mempercantik ruangan, padahal hal ini berdampak positif pada mood karyawan. Tahap ke-3 membantu mengidentifikasi cacat dan masalah dalam alur kerja secara instan.

Misalnya kebocoran oli sulit terlihat pada permukaan kerja yang sudah kotor. Jika sudah bersih, noda apa pun langsung menarik perhatian, dan masalahnya teratasi pada tahap awal.

Tindakan yang harus dilakukan saat menjaga kebersihan:

Temukan cara untuk menghindari kontaminasi menggunakan teknik 5 Mengapa untuk mengetahui penyebabnya.
Identifikasi dan beri label pada benda-benda yang menyebabkan kontaminasi.
Tuliskan informasi mengenai area yang perlu dirapikan. Anda dapat menggunakan tabel untuk ini:
Kembangkan rencana dan tetapkan tanggung jawab.
Jadikan pembersihan sebagai proses sehari-hari, yang hasilnya dipantau.
Bersihkan sebelum memulai dan menyelesaikan pekerjaan.
Untuk setiap pembersihan Anda perlu menghabiskan 10 hingga 15 menit.
Ambil foto setelah perubahan.

5C di kantor - sebelum dan sesudah:

Tempat kerja sebelum dan sesudah penerapan 5C

4. Seiketsu - Standardisasi

Tahap 4 adalah saat instruksi ditulis tentang cara menjaga area kerja tetap bersih dan barang siap digunakan secara efektif. Jika sebelumnya karyawan menerimaperintah dan instruksi, kemudian standardisasi memberi mereka pola tindakan dalam situasi standar.

Tindakan selama standardisasi:

Ambil foto area kerja sebelum perubahan.
Pastikan Anda telah menerapkan 3 langkah sebelumnya dengan benar.
Perlihatkan tanggung jawab 5S karyawan dan daftar tugas di papan tulis.
Buat prosedur dan formulir untuk mengevaluasi 3 langkah sebelumnya secara berkala.
Buat instruksi untuk tugas-tugas yang dilakukan sebelumnya: apa dan bagaimana menandai dengan tag merah, bagaimana dan di mana mengambil barang-barang yang tidak perlu, bagaimana membatasi area dan memberi label pada alat, kapan dan bagaimana membersihkan, dll.
Berikan penghargaan kepada karyawan ketika mereka berhasil menerapkan 5S, daripada mengkritik atau menghukum mereka karena kesalahan.
Ambil foto setelah perubahan.

5. Shitsuke - Peningkatan

Pada tahap terakhir dilakukan pelatihan dan pelatihan. Tujuan perbaikan adalah menjadikan 5S sebagai budaya nyata dalam organisasi dan tidak kembali ke status quo.

Tindakan selama perbaikan:

Pastikan karyawan memperlakukan area kerja dengan perhatian yang sama seperti yang mereka berikan pada rumah mereka.
Seminggu sekali, periksa bagaimana 3 langkah pertama diselesaikan. Peragakan hasil tes di papan tulis. Anda dapat menilai pada skala 10 poin.
Pastikan karyawan memandang 5S sebagai bagian wajib dalam proses kerja, dan tidak menunggu perintah atau instruksi.
Manajemen harus terlibat aktif dalam memulai dan melaksanakan program – misalnya melalui implementasi. Implementasi yang sukses patut dirayakan bersama tim Anda.
Menerapkan teknik untuk meningkatkan 5S.

Penerapan praktis 5S

Samsonite Asia Selatan Pvt. Ltd adalah kantor perwakilan perusahaan Amerika yang berlokasi di India, yang merupakan salah satu produsen koper terbesar di dunia. Hingga 40% dari seluruh produk Samsonite diproduksi di sini.

Sebelum menerapkan 5S, perusahaan cabang India mengalami permasalahan sebagai berikut:

Tidak efisiennya penggunaan gudang untuk menyimpan bahan mentah dan produk jadi
Membuang-buang waktu untuk mencari bahan dan peralatan karena tempat yang akan digunakan secara permanen sebagai gudang belum teridentifikasi
Akibatnya produktivitas berkurang
Adanya barang-barang yang tidak diperlukan di area kerja
Menginventarisasi barang-barang tersebut membutuhkan waktu dan uang tambahan.
Tidak ada ruang khusus untuk menyimpan barang-barang yang tidak perlu
Partisipasi manajemen dan pekerja yang tidak merata dalam pengorganisasian wilayah kerja disebabkan oleh kurangnya standar.

Metodologi Implementasi 5S untuk Samsonite South Asia Pvt. Ltd:

Pelatihan staf melalui presentasi dan pelajaran. Sejumlah karyawan cabang India mengunjungi kantor pusat perusahaan yang telah berhasil menerapkan 5S.
Penyederhanaan struktur organisasi, penggabungan skema departemen menjadi beberapa zona.
Melaksanakan tahap Seizu - Penyortiran - di area yang ditentukan di bawah kendali karyawan yang ditunjuk.
Memeriksa hasil penyortiran dan memberikan komentar.
Pemberian penghargaan kepada tiga zona terbaik dan mengadakan presentasi kepada seluruh karyawan tentang hasil tahap pertama.
Terapkan 4 langkah berikutnya menggunakan prinsip yang sama.

Seiri - Penyortiran di Samsonite South Asia Pvt. Ltd

Barang-barang yang tidak diperlukan diidentifikasi dan ditempatkan di area yang diberi tanda merah. Detailnya disediakan di peta untuk tanda merah.

Bahan-bahan yang tertera pada kartu tersebut dikarantina atau diatur sedemikian rupa sehingga tidak menempati ruang yang dapat digunakan atau mengganggu perjalanan.

Seiton - Menjaga ketertiban di Samsonite South Asia Pvt. Ltd

Barang-barang disusun berdasarkan prinsip “tempat untuk segala sesuatu dan segala sesuatu pada tempatnya”. Area untuk peralatan, bahan dan perlengkapan ditentukan.

Seiketsu - Standardisasi di Samsonite South Asia Pvt. Ltd

Prosedur yang dilakukan pada tahap sebelumnya telah distandarisasi. Para pekerja diberi instruksi dalam bahasa Inggris dan bahasa ibu mereka.
Sebuah jurnal disusun di mana item-item yang diberi tanda merah dimasukkan.
Para pekerja itu sendiri, jika mereka melihat barang-barang yang tidak diperlukan, menyorotnya dengan tanda merah. Pada awalnya, tag dicatat setiap 8 hari, kemudian setiap 15 hari, dan akhirnya sebulan sekali.
Rapat-rapat pegawai mulai dilakukan yang membahas tentang penerapan 5S.

Shitsuke - Budidaya di Samsonite South Asia Pvt. Ltd

Perusahaan menggunakan pemeriksaan internal, beberapa di antaranya terjadi tanpa peringatan.

Hasil penerapan 5S

Kinerja telah meningkat berkat pendekatan sistematis dan penataan objek yang tepat
Lebih sedikit waktu yang terbuang untuk mencari alat dan bahan baku
Sangat besar pengeluaran diperlukan untuk menginventarisasi hal-hal yang tidak perlu, menurun secara signifikan
Lebih banyak ruang sekarang tersedia untuk menyimpan limbah, bahan mentah dan produk jadi. Jalur bagi pekerja menjadi jauh lebih nyaman
Manajemen dan karyawan motivasi muncul karena adanya kesetaraan partisipasi dalam penerapan 5S

Dakwaan

Ketika diterapkan sepenuhnya, praktik 5S akan meningkatkan semangat tim dan memberikan kesan positif pada pelanggan. Ketika karyawan menikmati tempat mereka bekerja, perbaikan terus-menerus akan menghasilkan tingkat sisa yang lebih rendah, alur kerja yang lebih cepat, dan peningkatan kualitas produk.

5S bukan sekedar sistem pengorganisasian tempat kerja. Ini budaya untuk meningkatkan produktivitas, meningkatkan keselamatan dan mengurangi biaya.

Agar 5S dapat membuahkan hasil yang sukses, prinsip-prinsipnya harus dipahami dan terus-menerus dipraktikkan oleh setiap karyawan.