Ведення касової книги у 2020 році є обов'язковим для всіх компаній, які здійснюють будь-які операції з готівкою. Причому вид системи оподаткування та організаційно-правова форма участі не грає. Факт ведення онлайн-кас на підприємстві не знімає обов'язків вести касову книгу за встановленими правилами.

Офіційне звільнення від складання книги мають представники приватного бізнесу, які ведуть облік доходів, витрат, натуральних показників та інших об'єктів оподаткування, що характеризують певний вид економічної діяльності. Причому облік має вестись у встановленому порядку. Це закріплено у пункті 4.1 Вказівок Банку Росії № 3210-У.

Касова книга: як правильно вести (2020)

Облік фінансових операційнекомерційної організації або ТОВ слід вести на уніфікованому бланку касової книги (код ОКУД 0310004). Єдину форму документа КО-4 затверджено Постановою Держкомстату № 88 від 18.08.1998. Порядок заповнення подано у пункті 2 Вказівок № 3210-У.

Касова книга, бланк (завантажити word)

Ця форма призначена для хронологічної реєстрації реквізитів прибуткових та видаткових касових ордерів, на підставі яких відбувається рух готівки в установі.

Законодавство допускає кілька способів ведення книги:

• оформлення на готових бланках документа від руки;
• заповнення таблиці на комп'ютері з наступним роздруком заповнених сторінок;
• звіт може оформлюватися у спеціалізованих бухгалтерських програмах, електронно, з подальшим формуванням електронного документа, засвідченого електронним підписом.

Заповнювати рядки і стовпці форми, а також проводити операції з готівкою, повинен касир або інша посадова особа, визначена наказом керівника. Допускається передати ведення касової книги представнику аутсорсингової організації. Знайти таку фірму нескладно, наприклад пошукати оголошення в Москві.

Порядок заповнення касової книги

Форма складається з трьох частин:

• титульна сторінка;
• таблична частина;
• завершальна сторінка.

У лівій (титульній) частині бланка слід заповнювати таку інформацію:

1. У частині форми документа: назва та вид форми, код за ОКУД.
2. У частині відомостей про організацію: повне найменування установи, код ОКПО. Адреса та телефон фірми вказувати не потрібно.
3. Звітний період- Місяць, за який складено касова книга, або інший відрізок часу.
4. Заключна частина. Касова книга, зразок заповнення вручну, оформляється так: пропишіть кількість аркушів у касовій книзі (цифрами чи цифрами та прописом). Завірте печаткою організації та підписами керівника та головного бухгалтера.

Інструкція для табличної частини, як заповнювати касову книгу (зразок).

Форма КО-4 «Касова книга»

Джерело/офіційний документ:постанову Держкомстату Росії від 18.08.1998 N 88 (ред. Від 03.05.2000)

Форма КО-4 не використовується у звичайному житті та про її існування невідомо звичайним людям. Зате цей документ, у народі касова книга, дуже добре відомий всім підприємцям Росії, і працювати без неї вони не можуть.

Загальні поняття у тому, що таке форма КО-4

Порядок її ведення затверджено постанову Держкомстату Росії від 18.08.1998 N 88 (ред. Від 03.05.2000) "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку касових операцій, з урахуванням результатів інвентаризації".

Проте форма КО-4 або касова книга необхідна далеко не всім суб'єктам підприємницької діяльності. Вона потрібна лише тим організаціям, де є певний рух готівки. Тобто є торгівля за готівку.

До речі, необхідно звернути увагу на те, що 1 червня 2014 року на численні прохання підприємців у Росії ввели спрощену системуобороту готівки. Відповідно до цієї системи, індивідуальні підприємці можуть не оформлювати касові книги та інші касові документи, такі як прибутковий касовий ордер (ПКО), видатковий касовий ордер (РКО).

Власне, що така форма КО-4, ми з'ясували, тепер залишилося написати кілька слів про те, як правильно її вести.

Правила ведення касової книги

Отже, касову книгу можна вести двома способами. Можна заповнювати її паперовий варіант, а просунуті користувачі комп'ютерів можуть вести її в електронному вигляді.

До речі варто зазначити, що якщо паперова версія засвідчується звичайним підписом, то для електронного вам потрібно буде зареєструвати електронний підпис.

У компанії, що здійснює роздрібну торгівлю, може бути лише одна касова книга. Навіть якщо якась компанія веде різні видидіяльності, форма КО-4 у цій компанії має бути в одному примірнику.

Хто ж веде касову книгу? Форму КО-4 не може вести будь-хто, її повинен вести касир або його заступник, відзначаючи рухи готівки відповідно до прибуткових та видаткових касових ордерів. Слідкує, за правильністю даних, що вносяться до касової книги, повинен головний бухгалтер підприємства. Якщо такого у штаті компанії не передбачено, функції контролю здійснює керівник компанії.

Бланк касової книги, форми КО-4

Чистий бланк касової книги ви зможете завантажити засланні. До речі, ви завантажуєте бланки відразу у двох форматах, у форматі Excel і Word.

Зразок заповнення форми КО-4 (касової книги)

Як правильно заповнювати касову книгу, зрозуміти досить не складно. Але щоб випадково не помилитися, представляю вашій увазі приклади заповнення.

Касова книга(Форма КО-4) - призначена для обліку надходження та видачі готівки. Застосовується для обліку надходжень та видач готівки організації в касі. Касова книга має бути пронумерована, прошнурована та опечатана печаткою на останній сторінці, де робиться запис "У цій книзі пронумеровано та прошнуровано ______ листів". Загальна кількість прошнурованих аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника та головного бухгалтера організації.

Кожен лист касової книги складається з 2-х рівних частин: одна з них (з горизонтальною лінівкою) заповнюється касиром як перший екземпляр, друга (без горизонтальних лінійок) заповнюється касиром як другий екземпляр з лицьового та зворотного боку через копіювальний папір чорнилом або кульковою ручкою. Перші та другі екземпляри листів нумеруються однаковими номерами. Перші екземпляри листів залишаються у касовій книзі. Другі примірники листів мають бути відривними, вони є звітом касира і до кінця операцій за день не відриваються.

Записи касових операцій починаються на лицьовій стороні невідривної частини аркуша після рядка "Залишок початку дня".

Попередньо лист згинають по лінії відрізу, підкладаючи відривну частину листа під частину листа, що залишається у книзі. Для ведення записів після "Переносу" відривну частину листа накладають на лицьову сторону невідривної частини листа і продовжують записи горизонтальними лінійками зворотної сторони невідривної частини листа.

Завантажити зразок бланка касова книга форма КО-4 у форматі Word та Excel:

Заповнення та оформлення касової книги

Листи касової книжки формуються як машинограми " Вкладний лист касової книжки " . Одночасно з нею формується машинограма "Звіт касира". Обидві машинограми повинні складатися на початок наступного робочого дня, мати однаковий зміст і включати всі реквізити, передбачені формою касової книги.

Нумерація листів касової книги у цих машинограмах здійснюється автоматично у порядку зростання з початку року.

Касир після отримання Вкладного листа касової книги та Звіту касира повинен перевірити правильність оформлення цих документів, підписати їх та передати звіт касира разом із прибутковими та видатковими документами під розписку у вкладному листі касової книги.

У машинограмі "Вкладний лист касової книги" останнім за кожний місяць має друкуватися загальна кількість аркушів касової книги за кожний місяць, а в останній за календарний рік - загальна кількість аркушів касової книги за рік.

Для збереження та зручності користування вкладні листи касової книги протягом року зберігаються касиром окремо за кожний місяць.

Після закінчення календарного року (або при необхідності) машинограми "Вкладний лист касової книги" брошуруються у хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника та головного бухгалтера підприємства та книга опечатується.

Підприємство веде лише одну касову книгу. Касова книга заводиться на певний період, яким може бути місяць, квартал, рік або будь-який інший встановлений підприємством період. Касова книга має бути пронумерована, прошнурована та опечатана сургучним або мастичним друком. При опечатуванні книги мастичним друком використовується клей на основі рідкого скла("Силикатний", "Канцелярський", "Конторський"), папір типу цигарковий, штемпельна фарба, Папір з відбитком друку змащується з двох сторін клеєм, після опечатування книги наноситься ще один шар клею.

Записи в касовій книзі ведуться в 2-х примірниках через копіювальний папір чорнилом або кульковою ручкою. Перші та другі екземпляри листів нумеруються однаковими номерами. Другі екземпляри аркушів мають бути відривними та служать звітом касира разом із доданими до них документами. Перші екземпляри листів залишаються у касовій книзі.

Запис касових операцій починається на лицьовій стороні невідривної частини аркуша після рядка залишок початку дня. Попередньо лист згинають навпіл по лінії відрізу, підкладаючи відривну частину листа під частину, що залишається у книзі. Між частинами аркуша вкладається копіювальний папір. Після заповнення лицьової сторони невідривної частини здійснюють "перенесення". При цьому відривну частину листа накладають на лицьову сторону невідривної частини, вкладають копіювальний папір і продовжують записи горизонтальними лінійками зворотної сторони невідривної частини листа. У результаті відривна частина аркуша, що є звітом, є копією запису касової книзі. Бланк звіту до кінця дня не відривається.

Підчистки та не обумовлені виправлення у касовій книзі не допускаються. Зроблені виправлення засвідчуються підписами касира, а також головного бухгалтера підприємства чи особи, яка його замінює.

Записи в касову книгу проводяться касиром відразу ж після отримання або видачі грошей по кожному ордеру або іншому документу, що його замінює. Щодня наприкінці робочого дня касир підраховує підсумки операцій за день, виводить залишок грошей у касі на наступне числота передає до бухгалтерії як звіт касира другий відривний лист (копію записів у касовій книзі за день) з прибутковими та видатковими касовими документами під розписку у касовій книзі.

Якщо операції з касі здійснюються для підприємства щодня, то звіт зазвичай складається раз на 3-5 днів залежно від обсягу записів. У цьому випадку замість дати звіту вказується період реєстрації касових операцій, наприклад, "Каса за "02-06" січня 2006 р. Лист ___".

Завантажити інші бланки на нашому сайті:

Що це таке

Касова книга- Це один з документів касової дисципліни, в якому відображається інформація щодо всіх надходжень і видач готівки в касі організації. Записи в касовій книзі здійснює касир (або особа, яка його заміщає) на підставі кожного прибуткового (ПКО) та видаткового (РКО) касового ордера.

Зверніть увагу, починаючи з 1 червня 2014 року, діє спрощений порядок ведення касової дисципліни, згідно з яким індивідуальні підприємці більше не зобов'язаніоформляти касові документи (ПКО, РКО та касову книгу).

Як правильно вести касову книгу у 2020 році

Касову книгу можна вести на паперовому носії або в електронному вигляді:

• на паперовому носіїкнига оформляється від руки або з використанням комп'ютера (іншої техніки) та підписується власноручними підписами.
• в електронному виглядікнига оформляється за допомогою комп'ютера (іншої техніки) із забезпеченням її захисту від несанкціонованого доступу та підписується електронними підписами.

По всій діяльності організації ведеться одна касова книга(Навіть якщо здійснюється кілька видів діяльності на різних системах оподаткування).

Примітка: відокремлені підрозділи ведуть свою касову книгу та передають копії її аркушів до головного офісу в порядку, встановленому в організації з урахуванням терміну складання бухгалтерської звітності.

Записи в касовій книзі здійснює касир (особа, що його заміщає) на підставі кожного ПКО та РКО. Наприкінці робочого дня касир звіряє дані, що містяться в касовій книзі, з даними прибуткових та видаткових касових документів, виводить у книзі суму залишку готівки по касі та проставляє підпис.

Після цього записи в касовій книзі перевіряє головний бухгалтер або бухгалтер (за їх відсутності – керівник) і також ставить свій підпис.

Зверніть увагуЯкщо протягом дня операції з каси не проводилися, то за цей день касову книгу заповнювати не потрібно.

Бланк касової книги (форма КО-4)

Касова книга (форма КО-4), що діє у 2020 році:

• завантажити бланк у форматі word;
• скачати бланк у форматі excel.

Як заповнити касову книгу

Інструкція із заповнення бланка касової книги

Титульна сторінка:

В рядку «Організація»вказується найменування організації відповідно до установчих документів (наприклад, Товариство з обмеженою відповідальністю «Компанія»або ТОВ «Компанія»).

В рядку «за ОКПО»необхідно вказати відповідно до отриманого повідомлення з Росстату. Якщо код не було надано, поставте прочерк.

Посередині вказується період, на який оформляється касова книга (наприклад, КАСОВА КНИГА на квітень 2020 р.).

Касовий лист:

В рядку «Каса за»вказується день, за який формується лист касової книги (наприклад, за "15" квітня 2020 р.). У цьому рядку необхідно вказати порядковий номер касового листа.

Рядки у таблицізаповнюються відповідно до прибуткових (ПКО) та видаткових (РКО) касових документів, оформлених протягом робочого дня:

У стовпці "Номер документа"строково вказуються порядкові номери прибуткових чи видаткових касових ордерів.

У стовпці «Від кого отримано чи кому видано»рядково вказуються ПІБ фізичних осібабо найменування організацій (ІП) від яких були отримані або яким було видано готівку відповідно до ПКО та РКО.

У стовпці «Номер кореспондуючого рахунку, субрахунку»необхідно терміново вказати номери кореспондуючих рахунків по кожному ПКО та РКО.

У стовпці «Прихід»строково вказуються суми готівки, що надійшли до каси по кожному прибутковому касовому ордеру. Для РКО цей стовпець не заповнюється.

У стовпці «Витрата»строково вказуються суми готівки, видані з каси за кожним видатковим касовим ордером. Для ПКО цей стовпець не заповнюється.

В рядку «Разом за день»вказується сума готівки, що надійшли, і виданих за робочий день відповідно до прибуткових і видаткових касових документів.

В рядку «Залишок на кінець дня»вказується сума готівки, що залишилася в касі на кінець робочого дня. Якщо серед залишку є гроші, відкладені на виплату зарплати, стипендії та соціальної допомоги, слід вказати їх суму в окремому рядку нижче.

Наприкінці касового листа бухгалтер, уповноважений на перевірку касової книги, повинен прописом вказати кількість отриманих прибуткових та видаткових касових документів та поставити свій підпис з розшифровкою.

Зразок заповнення касової книги, актуальний у 2020 році

Титульна сторінка

Касовий лист №1

Касовий лист №2

остання сторінка

Бланк касової книги (форма КО-4) уніфікований і є книгою з пронумерованими і прошнурованими листами. На останній сторінці робиться запис про кількість аркушів у книзі та засвідчується печаткою організації. Нижче розписується керівник, головний бухгалтер підприємства і ставиться дата.

Бланк касової книги

Зразок заповнення касової книги у 2019 році

Як вести касову книгу КО-4

Касова книга ведеться щоденно. Веде книгу уповноважений на це касир чи інша відповідальна особа. Контроль за касовою книгою закріплений головним бухгалтером.

В одній організації з усієї її діяльності має бути одна касова книга. Якщо організація має підрозділи, вони можуть вести свою касову книгу. Копії її листів передаються до головного офісу у встановлений організацією термін.

Листи касової книги заповнюються або від руки або на електронному носії.

• Записи від руки ведуться під копірку; перший екземпляр залишається в касовій книзі, а другий наприкінці відрізається та здається для звіту до бухгалтерії.
• При електронному заповненні листок у книзі ділиться на верхню та нижню частину, обидві вони заповнюються однаково, містять усі дані підприємства, нумеруються у порядку зростання. Верхня залишається на формування касової книжки, нижня здається у бухгалтерію. Останній лист за місяць містить інформацію про кількість аркушів цього місяця всього. Останній лист за рік – кількість листів за рік. Надалі листи зшиваються, засвідчуються підписом керівника та головбуха, вказується їх кількість.

Як заповнити бланк касової книги КО-4 правильно

На обкладинці вказуються назва організації (ПІБ ІП), код по ОКПО, структурний підрозділ, якщо є. Далі вказується період, який заводиться книга (рік чи місяць і рік).

На внутрішніх аркушах:

• згори ставиться дата його заповнення.
• у рядку «залишок початку дня» цифрами прописується кількість грошей у касі початку дня, яке береться з рядка «залишок наприкінці дня» попереднього аркуша.
• Записи з 1 по 5 графу робляться на підставі кожного ПКО та РКО.
• заповнення графи «номер кореспондуючого рахунку, субрахунку» заповнювати індивідуальним підприємцямне обов'язково.
• У графі «перенесення» цифрами пишеться сума всього приходу та витрати з вище заповнених рядків.
• У графі «Разом за день» цифрами вказується загальна сума приходу та витрати за день.
• У полі "залишок на кінець дня" вказується залишок грошових коштіву касі на кінець дня. Він обчислюється за такою формулою: залишок початку дня + підсумкова сума приходу протягом дня – підсумкова сума витрати протягом дня. Якщо у цьому залишку є гроші на зарплати чи виплати соціального характеру та стипендій, їх зазначають нижче.
• Наприкінці листа прописом вказується кількість зареєстрованих ПКО та РКО, ставляться підписи касира, який заповнив бланк, та бухгалтера.

Незаповнені рядки у таблиці перекреслюються.

Заповнюючи бланк, касир звіряється з даними прибуткових та видаткових документів. Книгу перевіряє бухгалтер (головний бухгалтер, за їхньої відсутності керівник) і теж розписується.

Якщо протягом дня руху грошей у касі не було, жодних записів за цей день у книзі не роблять.

Виправлення у книзі не допускаються. Якщо все ж таки при заповненні допущена помилка, виправлення підтверджується підписом касира, що заповнює книгу, та головбуха.